แบบฝึกหัด8-9
1.ในการวางแผนองค์กร ประกอบด้วยกระบวนการพื้นฐานอไรบ้าง
การวางแผน (Planning) เป็นการะบวนที่ช่วยกำหนดและตัดสินใจเลือกสิ่งที่จะดำเนินการ
และวิธีปฏิบัติในอนาคตเพื่อบรรลุจุดมุ่งหมายหรือวัตถุประสงค์ที่วางไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ซึ่งหมายถึงการทำได้ตามกำหนดเวลาและใช้ทรัพยากรที่มีอยู่จำกัดอย่างคุ้มค่า
การวางแผนมีทั้งแบบเชิงรุก (Proactive) และเชิงรับ (Reactive)
ซึ่งองค์กรควรมีการจัดทำทั้ง 2 แบบ
ขึ้นอยู่กับสถานการณ์และสภาวะทางเศรษฐกิจ
ก่อนที่องค์กรจะวางแผนนั้นจำเป็นต้องวิเคราะห์ตนเอง ดังนี้ “ขณะนี้เราอยู่ที่ไหน?
เรากำลังจะไปที่ไหน? และเราจะไปถึงที่นั้นได้อย่างไร
?
กระบวนการวางแผนกลยุทธ์
องค์กรมีวิธีการอย่างไรในการวางแผนเชิงกลยุทธ์
ขั้นตอนที่สำคัญของกระบวนการจัดทำกลยุทธ์มีอะไรบ้าง
และผู้เกี่ยวข้องที่สำคัญมีใครบ้าง
กระบวนการดังกล่าวสามารถระบุจุดบอดที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างไร
องค์กรมีวิธีการอย่างไรในการกำหนดสมรรถนะหลักขององค์กร (core
competencies) ความท้าทายและความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ขององค์กร
(ตามที่อธิบายไว้ในโครงร่างองค์กร) กรอบเวลาของการวางแผนระยะสั้นและระยะยาวคืออะไร
องค์กรมีวิธีการอย่างไรในการกำหนดกรอบเวลา
และทำให้กระบวนการวางแผนเชิงกลยุทธ์มีความสอดคล้องกับกรอบเวลาดังกล่า
2. การวางแผนกลยุทธ์มีความเกี่ยวข้องกับสิ่งใด
การวางแผนประเภทนี้จะสามารถจำแนกได้เป็น
3 ประเภท ได้แก่ การวางแผนกลยุทธ์ การวางแผนยุทธวิธี และการวางแผนปฏิบัติการ
1.1 การวางแผนกลยุทธ์ (Strategic Planning) เป็นการวางแผนที่ถูกจัดทำขึ้นโดยผู้บริหารระดับสูง
เพื่อให้สอดคล้องกับเป็นหมายกลยุทธ์ขององค์กรแล้วประสานไปยังผู้บริหารระดับกลาง
และระดับล่าง ทำให้การวางแผนกลยุทธ์มีลักษณะการบริหารแบบลงล่าง (Top-Dow
Planning) ที่ผู้บริหารระดับสูงมีบทบาทสำคัญที่สุด
การวางแผนกลยุทธ์จะกล่าวถึงขอบเขตกว้างๆ ของการจัดกิจกรรมขององค์กร
ซึ่งต้องครอบคลุมทรัพยากรทั้งหมดที่องค์กรมีอยู่ตลอดจนการพยากรณ์สภาวะแวดล้อมทั้งภายในและภายนอก
เป้าหมายของการวางแผนกลยุทธ์
โดยทั่วไปจะมุ่งเน้นให้องค์กรเจริญเติบโตและดำรงอยู่ได้ในอนาคต
กับการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการดำเนินงานขององค์กร
1.2 การวางแผนยุทธวิธี (Tactical Planning) เป็นการวางแผนที่เกิดจากการกระทำร่วมกันระหว่างผู้บริหารระดับสูงกับผู้บริหารระดับกลางเพื่อให้องค์กรธุรกิจก้าวไปสู่ผลสำเร็จที่วางไว้
ซึ่งเป็นไปตามเป้าหมายยุทธวิธีและสอดคล้องกับแผลกลยุทธ์ แผนยุทธวิธี
จะมีลักษณะเฉพาะเจาะจง และเป็นกิจกรรมที่ต้องกระทำโดยหน่วยงานย่อยซึ่งอยู่ภายในองค์กร
การวางแผนยุทธวิธีต้องอยู่ภายใต้ขอบเขตกำหนดของแผนกลยุทธ์
แต่แผนยุทธวิธีจะทำหน้าที่ในการผสมผสานสอดคล้องระหว่างแผนกลยุทธ์
ซึ่งถูกสร้างขึ้นโดยผู้บริหารระดับสูง กับแผนปฏิบัติการ
ซึ่งเป็นแผนระดับล่างและมักเป็นแผนระยะสั้นเข้าด้วยกันโดยเน้นให้ครอบคลุมในสิ่งที่มีความสำคัญทั้งหมด
เช่น ค่าใช้จ่าย รายได้เวลา และเครื่องมือเครื่องใช้
1.3 การวางแผนปฏิบัติการ (Operational Plans) ใช้อธิบายเป้าหมายในการปฏิบัติงานขององค์กรในลักษณะที่เป็นหน้าที่เฉพาะของหน่วยงาน
หรือมีลักษณะที่เป็นงานที่ต้องทำเป็นประจำวันต่อวัน
การวางแผนปฏิบัติการเป็นหน้าที่ของผู้บริหารระดับล่างที่จะต้องกระทำตามเป้าหมายปฏิบัติการ
และให้สอดคล้องกับแผนยุทธวิธี และแผนกลยุทธ์ แผนปฏิบัติการ
และให้สอดคล้องกับแผนยุทธวิธี และแผนกลยุทธ์
แผนปฏิบัติการจึงมีลักษณะการวางแผนระยะสั้น ซึ่งมักเกี่ยวข้องกับปัจจัยต่าง
ๆภายในองค์กร ซึ่งเป็นทรัพยากรที่ผู้บริหารสามารถควบคุมได้
2. การจำแนกประเภทของการวางแผนตามระยะเวลา (Planning
Time Frames) การวางแผนโดยอาศัยระยะเวลาในการปฏิบัติงานตามแผนเป็นเครื่องพิจารณาสามารถจะจำแนกแผนออกได้เป็น
3 ประเภทได้แก่
2.1 การวางแผนระยะยาว (Long range Planning) เป็นการวางแผนในระดับกลยุทธ์โดยมีเป้าหมายเพื่อเชื่อมโยงการบริหารและการปฏิบัติการภายในองค์กรเข้ากับสภาวะแวดล้อมปกติ
การวางแผนระยะยาย จะคำนึงถึงอนาคตข้างหน้าไม่ต่ำกว่า 5 ปีขึ้นไป
แม้ว่าการวางแผนระยะยายจะตั้งอยู่บนความไม่แน่นอนของสถานการณ์แวดล้อม แต่หลายๆ
องค์กรก็สามารถช้ากรวางแผนระยะยาวให้เป็นประโยชน์ต่อองค์กรได้ เช่น
ใช้การวางแผนระยะยาวในการพัฒนาทักษะและฝีมือของแรงงาน
เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการใช้แรงงานในอนาคตผู้บริหารบริษัทซีรอกซ์ใช้การวางแผนระยะยาวสำหรับการสร้างสรรค์สายผลิตภัณฑ์ใหม่
ที่จะสนับสนุนเป้าหมายกลยทุธ์ขององค์กร
ในการสร้างความเป็นหนึ่งของโลกในธุรกิจกระบวนการเอกสาร และวางแผนใช้เวลาถึง 10
ปีในการพัฒนาด้านการตลาดของเทคโนโลยีด้านเอกสารและใสการสร้างสรรค์เครื่องจักรคอมพิวเตอร์ดิจิตอลแบบตั้งโต๊ะ
เพื่อใช้งานด้านเอกสารสำเนามี่มีความเร็วสูงและมีคุณภาพสูง
2.2 การวางแผนระยะปานกลาง (Intermediate Range Planning) การวางแผนระยะปานกลาง จะครอบคลุมเวลาในการดำเนินงานตามแผนตั้งแต่ 1 ปี ถึง
5 ปี
แผนระยะปานกลางจึงทำหน้าที่เป็นสื่อกลางประสานระหว่างแผนระยะยาวกับแผนระยะสั้น
เพื่อให้การปฏิบัติงานภายในองค์กรเป็นไปตามยุทธวิธี และเป้าหมายยุทธวิธีที่วางไว้
บางครั้งองค์กรธุรกิจบางแห่ง
อาจรวมเอาการวางแผนระยะสั้นและการวางแผนระยะปานกลางเข้าด้วยกัน
โดยมีเป้าหมายในการทำกำไร ขององค์การเป็นหลัก
หรือาจใช้วิธีวางแผนะรยะปานกลางเพื่อเป็นแนวทางในการพัฒนาหรือสำหรับการขยายกิจการ
และขยายกำลังการผลิตโดยใช้ช่วงเวลา 1 ปีถึง 5 ปีเป็นเกณฑ์
2.3 การวางแผนระยะสั้น (short range Planning) เป็นการวางแผนเพื่อให้ครอบคลุมและเป็นไปตามเป้าหมายปฏิบัติการหรือแผนปฏิบัติการที่วางไว้โดยปกติ
แผนระยะสั้นจะต้องสอดคล้องและเป็นไปในทิศทางเดียวกันกับแผนระยะยาว
ระยะเวลาสำหรับการวางแผนระยะสั้นมักเป็นช่วงเวลาของการดำเนินงานในปัจจุบัน
ซึ่งถือเอาช่วงเวลาภายในเวลา 1 ปีเป็นเกณฑ์
แผนระยะสั้นจะช่วยให้การบริหารการปฏิบัติงานประจำวันเป็นไปด้วยความราบรื่นเรียบร้อย
3. การจำแนกประเภทของการาวางแผนตามหน้าที่ดำเนินงาน (Functional
Planning) การวางแผนโดยจำแนกตามหน้าที่ดำเนินงาน
สามารถจำแนกแผนออกได้เป็น 5 ชนิด ได้แก่
3.1 แผนแม่บท (Master Plan) เป็นแผนที่เกิดจากการรวมแผนทั้งหมดภายในองค์กรเข้าไวด้วยกัน
เพื่อให้เห็นถึงโครงสร้างโดยรวม ของการปฏิบัติงานภายในองค์กร และใช้เป็นแม่แบบในการวางแผนระดับรองลงไปของกิจการ
3.2 แผนหน้าที่ (Functional Plan) เป็นแผนที่ถูกวางขึ้นเพื่อเฉพาะเจาะจงใช้กับ
กลุ่มงาน แผนปฏิบัติงานจะเป็นแผนย่อยที่อยู่ในแผนใหญ่ที่เรียกว่าแผนแม่บท
แผนปฏิบัติงานจะช่วยให้ผู้ปฏิบัติทราบว่า หน่วยงานจะต้องทำอะไร ทำอย่างไร
และทำเพื่ออะไร ตลอดจนแสดง เป้าหมายสุดท้ายที่คาดหวัง
เมื่อปฏิบัติตามแผนทุกอย่างหมดแล้ว
การจำแนกการวางแผนตามหน้าที่นี้
สามารถจำแนกแผนย่อยออกได้เป็นแผนด้านบุคลากร แผนด้านการผลิตแผนด้านการตลาด
และแผนด้านการเงิน
3.2.1 การวางแผนด้านบุคคล (Human Resource Planning ) เป็นการคาดคะเนความต้องการใช้บุคลากร
ซึ่งถือเป็นทรัพยากรมนุษย์ที่มีค่าขององค์กรธุรกิจ
เพื่อให้มีความเหมาะสมสอดคล้องระหว่างบุคลากรและงานขององค์กรทั้งในปัจจุบันและในอนาคต
3.2.2 การวางแผนด้านการผลิต (Production Planning) คือ
กระบวนการในการกำหนดชนิดและปริมาณของทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้เพี่อการผลิต
โดยมีเป้าหมายเพื่อให้เกิดการสูญเสียทรัพยากร กำลังผลิต แรงงานที่ใช้
และเวลาในการผลิตให้น้อยที่สุด
แต่ก่อให้เกิดประสิทธิผลดีที่สุดตามเป้าหมายที่วางไว้
3.2.3 การวางแผนด้านการตลาด (Marketing Planning) คือ
กระบวนการในการกำหนดเป้าหมายและวิธีการ
เพื่อการตลาดปฏิบัติการทางการตลาดให้บรรลุผลสำเร็จตามที่คาดหวังและ
ก่อให้เกิดผลตอบแทนอย่างคุ้มค่า น่าพอใจโดยใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ
การวางแผนทางด้านการตลาด ทำได้หลายวิธี เช่น การวางแผนเพื่อเพิ่มยอดขาย
เพื่อขยายส่วนแบ่งตลาด และเพื่อเพิ่มผลกำไร เป็นต้น
3.2.4 การวางแผนด้านการเงิน (Financial Planning) คือกระบวนการในการพิจารณาเพื่อจัดสรรทรัพยากรทางการเงินที่กิจการมีอยู่เพื่อก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด
ในขณะเดียวกัน
ก็พิจารณาเพื่อแสวงหาแหล่งเงินทุนที่ก่อให้เกิดต้นทุนและความเสี่ยงต่ำ เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ภารในธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพการวางแผนด้านการเงินนี้จะมีลักษณะเป็นการวางแผนด้านสนับสนุน
เพื่อแผนอื่นๆ ดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3.3 แผนงานโครงการ (Project) เป็นแผนที่องค์กรทำขึ้นเพื่อตอบสนองนโยบาย
เกี่ยวกับกิจกรรมใหญ่ขององค์กรเฉพาะครั้ง (เป็นกิจกรรมที่นาน ๆทำที
มิใช่ทำเป็นประจำสม่ำเสมอ ) ซึ่งต้องใช้ปัจจัยเป็นจำนวนมาก จากหน่วยงานต่าง
ๆขององค์กรหลาย ๆหน่วยงาน
การวางแผนงานโครงการจะช่วยให้หน่วยงานย่อยแต่ละหน่วยงานรู้หน้าที่
และความรับผิดชอบของตน มีการประสานสัมพันธ์อันดี ซึ่งจะทำให้งานบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3.4 แผนสรุป ( Comprehensive Plan ) เป็นแผนที่จัดทำขึ้นเพื่อสรุปรวมแผนหน้าที่ตลอดจนแผนงานโครงงานที่องค์กรกระทำ
โดยอาจจำแนกเป็นหมวดหมู่
หรือจำแนกตามขอบเขตของงานหรือระดับความซับซ้อนในการปฏิบัติ
เพื่อให้ง่ายต่อการทำความเข้าใจ การวางแผนประเภทนี้
จะเห็นได้ชัดในการวางแผนบริหารประเทศของรัฐบาล ตัวอย่างเช่น แผนสาธารณสุข
แผนการจัดการศึกษา เป็นต้น
3.5 แผนกิจกรรม (Activity Planning) เป็นแผนที่จัดทำขึ้นเพื่อแสดงให้เห็นตารางเวลาของการปฏิบัติงาน
(Schedule) แผนกิจกรรมจะแสดงให้เห็นว่า แต่ละหน่วยงานย่อยในองค์กรมีหน้าที่รับผิดชอบในการดำเนินกิจกรรมอะไร
ในช่วงเวลาใดบ้าง กิจกรรมนั้นจะเริ่มต้นเมื่อไร
และจะต้องดำเนินกิจกรรมต่อเนื่องกับหน่วยงานใด บ้างหรือไม่
เพื่อให้งานนั้นแล้วเสร็จบรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ
3.การวางแผนกลยุทธ์ด้านระบบสารสนเทศ
การวางแผนระบบสารสนเทศเป็นส่วนประกอบที่สำคัญของการวางแผนขององค์กร
ด้วยสี่วัตถุประสงค์หลักคือ
- การวางแนวธุรกิจ
(Business Alignment) การลงทุนในเทคโนโลยีสารสนเทศด้วยวิสัยทัศน์ทางธุรกิจและเป้าหมายกลยุทธ์ทางธุรกิจขององค์กร
- ความได้เปรียบในการแข่งขัน
(Competitive Advantage) การแสวงหาประโยชน์ทางเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อสร้างระบบสารสนเทศธุรกิจนวัตกรรมและกลยุทธ์สำหรับความได้เปรียบในการแข่งขัน
- การจัดการทรัพยากร
(Resource Management) พัฒนาแผนงานสำหรับการจัดการที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลของทรัพยากรระบบสารสนเทศของบริษัท
รวมทั้งบุคลากรระบบสารสนเทศ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ข้อมูล และทรัพยากรเครือข่าย
- สถาปัตยกรรมเทคโนโลยี
(Technology Architecture) พัฒนานโยบายเทคโนโลยีและออกแบบสถาปัตยกรรมเทคโนโลยีสารสนเทศสำหรับองค์กร
กระบวนการวางแผนกลยุทธ์ระบบสารสนเทศใน คือ การขับเคลื่อนทางธุรกิจ (Business
Driven) ไม่ใช่การขับเคลื่อนทางเทคโนโลยี (Technology
Driven) สังเกตว่าวิสัยทัศน์ของธุรกิจและการขับเคลื่อนทางธุรกิจ
เช่น การปรับรื้อกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process Reengineering) เพื่อบรรลุถึงทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของอุตสาหกรรมและความต้องการของลูกค้าและหุ้นส่วนทางธุรกิจ
เป็นสิ่งที่ขับเคลื่อนกระบวนการวางแผน กลยุทธ์ธุรกิจ/ เทคโนโลยีสารสนเทศ
แล้วจึงออกแบบ สถาปัตยกรรมไอทีของบริษัท
สถาปัตยกรรมเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT Architecture) ที่สร้างโดยกระบวนการวางแผนกลยุทธ์
เช่น การออกแบบเชิงแนวความคิด หรือพิมพ์เขียว รวมทั้งส่วนประกอบหลักๆดังนี้
- ฐานงานเทคโนโลยี
(Technology Platform) ระบบคอมพิวเตอร์ โปรแกรมประยุกต์ และเครือข่ายโทรคมนาคมที่ทำให้เกิดการใช้งานคอมพิวเตอร์และโครงสร้างพื้นฐานของการติดต่อสื่อสาร
หรือฐานงานที่สนับสนุนการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในธุรกิจ
- ทรัพยากรข้อมูล
(Data Resources) ฐานข้อมูลดำเนินการและฐานข้อมูลพิเศษหลายประเภท
รวมทั้งคลังข้อมูลหรือโกดังข้อมูล (Data Warehouse) ฐานข้อมูลเชิงวิเคราะห์
(Analytical Database) และแหล่งเก็บข้อมูลภายนอก (External
Data Bank) ในการเก็บและให้ข้อมูลสำหรับกระบวนการเชิงธุรกิจและการสนับสนุนการตัดสินใจด้านการจัดการ
- แฟ้มสะสมระบบงาน
(Applications Portfolio) ระบบงานเชิงธุรกิจของเทคโนโลยีสารสนเทศได้ถูกออกแบบเป็นแฟ้มสะสมของระบบสารสนเทศที่สนับสนุนหน้าที่หลักของธุรกิจ
นอกจากนี้
แฟ้มสะสมระบบงานควรจะรวมการสนับสนุนสำหรับการเชื่อมโยงทางธุรกิจระหว่างองค์กร (Interorganizational
Business Linkages) การตัดสินใจด้านการจัดการ
การใช้งานคอมพิวเตอร์และความร่วมมือของผู้ใช้
และการริเริ่มกลยุทธ์เพื่อความได้เปรียบด้านการแข่งขัน
- องค์กรเทคโนโลยีสารสนเทศ
( IT Organization) โครงสร้างองค์กรของภาระงานระบบสารสนเทศภายในบริษัทและการกระจายของผู้เชี่ยวชาญระบบสารสนเทศระหว่างสำนักงานใหญ่และหน่วยธุรกิจ
ที่สามารถออกแบบ (Design) และออกแบบใหม่ (Redesign) เพื่อให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์ของธุรกิจ
รูปแบบขององค์กรเทคโนโลยีสารสนเทศขึ้นอยู่กับปรัชญาด้านการจัดการ
วิสัยทัศน์ของธุรกิจ และกฎเกณฑ์กลยุทธ์ทางธุรกิจ/ เทคโนโลยีสารสนเทศ ระหว่างกระบวนการวางแผนเชิงกลยุทธ์
4.วงจรการพัฒนาระบบ ( System Development Life
Cycle :SDLC)
ระบบสารสนเทศทั้งหลายมีวงจรชีวิตที่เหมือนกันตั้งแต่เกิดจนตายวงจรนี้จะเป็นขั้นตอน
ที่เป็นลำดับตั้งแต่ต้นจนเสร็จเรียบร้อย เป็นระบบที่ใช้งานได้
ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบต้องทำความเข้าใจให้ดีว่าในแต่ละขั้นตอนจะต้องทำอะไร
และทำอย่างไร ขั้นตอนการพัฒนาระบบมีอยู่ด้วยกัน 7
ขั้น ด้วยกัน คือ
1. เข้าใจปัญหา ( Problem Recognition)
2. ศึกษาความเป็นไปได้ ( Feasibility Study)
3. วิเคราะห์ ( Analysis)
4. ออกแบบ ( Design)
5. สร้างหรือพัฒนาระบบ (Construction)
6. การปรับเปลี่ยน ( Conversion)
7. บำรุงรักษา (Maintenance)
ขั้นที่ 1 : เข้าใจปัญหา ( Problem
Recognition)
ะบบสารสนเทศจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อผู้บริหารหรือผู้ใช้ตระหนักว่า
ต้องการระบบสารสนเทศหรือระบบจัดการเดิม ได้แก่ระบบเอกสารในตู้เอกสาร
ไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอที่ตอบสนองความต้องการในปัจจุบัน
ปัจจุบันผู้บริหารตื่นตัวกันมากที่จะให้มีการพัฒนาระบบสารสนเทศมาใช้ในหน่วยงานของตน
ในงานธุรกิจ อุตสาหกรรม หรือใช้ในการผลิต ตัวอย่างเช่น บริษัทของเรา จำกัด
ติดต่อซื้อสินค้าจากผู้ขายหลายบริษัท ซึ่งบริษัทของเราจะมีระบบ MIS ที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับหนี้สินที่บริษัทขอเราติดค้างผู้ขายอยู่
แต่ระบบเก็บข้อมูลผู้ขายได้เพียง 1,000 รายเท่านั้น
แต่ปัจจุบันผู้ขายมีระบบเก็บข้อมูลถึง 900 ราย
และอนาคตอันใกล้นี้จะเกิน 1,000 ราย
ดังนั้นฝ่ายบริหารจึงเรียกนักวิเคราะห์ระบบเข้ามาศึกษา แก้ไขระบบงาน
ปัญหาที่สำคัญของระบบสารสนเทศในปัจจุบัน คือ ระบบเขียนมานานแล้ว
ส่วนใหญ่เขียนมาเพื่อติดตามเรื่องการเงิน
ไม่ได้มีจุดประสงค์เพื่อให้ข้อมูลข่าวสารในการตัดสินใจ แต่ปัจจุบันฝ่าย
บริหารต้องการดูสถิติการขายเพื่อใช้ในการคาดคะเนในอนาคต หรือความต้องการอื่นๆ เช่น
สินค้าที่มียอดขายสูง หรือสินค้าที่ลูกค้าต้องการสูง
หรือการแยกประเภทสินค้าต่างๆที่ทำได้ไม่ง่ายนัก
การที่จะแก้ไขระบบเดิมที่มีอยู่แล้วไม่ใช่เรื่องที่ง่ายนัก
หรือแม้แต่การสร้างระบบใหม่ ดังนั้นควรจะมีการศึกษาเสียก่อนว่า
ความต้องการของเราเพียงพอที่เป็นไปได้หรือไม่ ได้แก่
"การศึกษาความเป็นไปได้" (Feasibility Study)
ขั้นตอนที่ 2 : ศึกษาความเป็นไปได้
( Feasibility Study)
จุดประสงค์ของการศึกษาความเป็นไปได้ก็คือ การกำหนดว่าปัญหาคืออะไรและตัดสินใจว่าการพัฒนาสร้างระบบสารสนเทศ
หรือการแก้ไขระบบสารสนเทศเดิมมีความเป็นไปได้หรือไม่โดยเสียค่าใช้จ่ายและเวลาน้อยที่สุด
และได้ผลเป็นที่น่าพอใจ
ปัญหาต่อไปคือ
นักวิเคราะห์ระบบจะต้องกำหนดให้ได้ว่าการแก้ไขปัญหาดังกล่าวมีความเป็นไปได้ทางเทคนิคและบุคลากร
ปัญหาทางเทคนิคก็จะเกี่ยวข้องกับเรื่องคอมพิวเตอร์ และเครื่องมือเก่าๆถ้ามี
รวมทั้งเครื่องคอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์ด้วย ตัวอย่างคือ
คอมพิวเตอร์ที่ใช้อยู่ในบริษัทเพียงพอหรือไม่
คอมพิวเตอร์อาจจะมีเนื้อที่ของฮาร์ดดิสก์ไม่เพียงพอ รวมทั้งซอฟต์แวร์ ว่าอาจจะต้องซื้อใหม่
หรือพัฒนาขึ้นใหม่ เป็นต้น ความเป็นไปได้ทางด้านบุคลากร คือ
บริษัทมีบุคคลที่เหมาะสมที่จะพัฒนาและติดตั้งระบบเพียงพอหรือไม่
ถ้าไม่มีจะหาได้หรือไม่ จากที่ใด เป็นต้น
นอกจากนั้นควรจะให้ความสนใจว่าผู้ใช้ระบบมีความคิดเห็นอย่างไรกับการเปลี่ยนแปลง
รวมทั้งความเห็นของผู้บริหารด้วย
สุดท้ายนักวิเคราะห์ระบบต้องวิเคราะห์ได้ว่า ความเป็นไปได้เรื่องค่าใช้จ่าย
รวมทั้งเวลาที่ ใช้ในการพัฒนาระบบ และที่สำคัญคือ ผลประโยชน์ที่จะได้รับ
เรื่องเวลาเป็นสิ่งสำคัญ เช่น การเปลี่ยนแปลงระบบเพื่อรองรับผู้ขายให้ได้มากกว่า 1,000
บริษัทนั้น ควรใช้เวลาไม่เกิน 1 ปี
ตั้งแต่เริ่มต้นจนใช้งานได้ ค่าใช้จ่ายเริ่มตั้งแต่พัฒนาจนถึงใช้งานได้จริงได้แก่
เงินเดือน เครื่องมือ อุปกรณ์ ต่างๆ เป็นต้น
พูดถึงเรื่องผลประโยชน์ที่ได้รับอาจมองเห็นได้ไม่ง่ายนัก
แต่นักวิเคราะห์ระบบควรมองและตีออกมาในรูปเงินให้ได้ เช่น
เมื่อนำระบบใหม่เข้ามาใช้อาจจะทำให้ ค่าใช้จ่ายบุคลากรลดลง หรือกำไรเพิ่มมากขึ้น
เช่น ทำให้ยอดขายเพิ่มมากขึ้น
เนื่องจากผู้บริหารมีข้อมูลพร้อมที่จะช่วยในการตัดสินใจที่ดีขึ้น
ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์ (Analysis)
เริ่มเข้าสู่การวิเคราะห์ระบบ
การวิเคราะห์ระบบเริ่มตั้งแต่การศึกษาระบบการทำงานของธุรกิจนั้น
ในกรณีที่ระบบเราศึกษานั้นเป็นระบบสารสนเทศอยู่แล้วจะต้องศึกษาว่าทำงานอย่างไร
เพราะเป็นการยากที่จะออกแบบระบบใหม่โดยที่ไม่ทราบว่าระบบเดิมทำงานอย่างไร
หรือธุรกิจดำเนินการอย่างไร หลังจากนั้นกำหนดความต้องการของระบบใหม่
ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบจะต้องใช้เทคนิคในการเก็บข้อมูล ( Fact-Gathering
Techniques) ดังรูป ได้แก่ ศึกษาเอกสารที่มีอยู่
ตรวจสอบวิธีการทำงานในปัจจุบัน
สัมภาษณ์ผู้ใช้และผู้จัดการที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับระบบ เอกสารที่มีอยู่ได้แก่
คู่มือการใช้งาน แผนผังใช้งานขององค์กร รายงานต่างๆที่หมุนเวียนใน
ระบบการศึกษาวิธีการทำงานในปัจจุบันจะทำให้นักวิเคราะห์ระบบรู้ว่าระบบจริงๆทำงานอย่างไร
ซึ่งบางครั้งค้นพบข้อผิดพลาดได้ ตัวอย่าง เช่น
เมื่อบริษัทได้รับใบเรียกเก็บเงินจะมีขั้นตอนอย่างไรในการจ่ายเงิน ขั้นตอนที่เสมียนป้อนใบเรียกเก็บเงินอย่างไร
เฝ้าสังเกตการทำงานของผู้เกี่ยวข้อง เพื่อให้เข้าใจและเห็นจริงๆ
ว่าขั้นตอนการทำงานเป็นอย่างไร
ซึ่งจะทำให้นักวิเคราะห์ระบบค้นพบจุดสำคัญของระบบว่าอยู่ที่ใด
ขั้นตอนที่ 4 : การออกแบบ (Design)
ในระยะแรกของการออกแบบ นักวิเคราะห์ระบบจะนำการตัดสินใจ
ของฝ่ายบริหารที่ได้จากขั้นตอนการวิเคราะห์การเลือกซื้อคอมพิวเตอร์
ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ด้วย (ถ้ามีหรือเป็นไปได้)
หลังจากนั้นนักวิเคราะห์ระบบจะนำแผนภาพต่างๆ
ที่เขียนขึ้นในขั้นตอนการวิเคราะห์มาแปลงเป็นแผนภาพลำดับขั้น (แบบต้นไม้)
ดังรูปข้างล่าง
เพื่อให้มองเห็นภาพลักษณ์ที่แน่นอนของโปรแกรมว่ามีความสัมพันธ์กันอย่างไร
และโปรแกรมอะไรบ้างที่จะต้องเขียนในระบบ
หลังจากนั้นก็เริ่มตัดสินใจว่าควรจะจัดโครงสร้างจากโปรแกรมอย่างไร
การเชื่อมระหว่างโปรแกรมควรจะทำอย่างไร
ในขั้นตอนการวิเคราะห์นักวิเคราะห์ระบบต้องหาว่า "จะต้องทำอะไร ( What)"
แต่ในขั้นตอนการออกแบบต้องรู้ว่า " จะต้องทำอย่างไร( How)"
ขั้นตอนที่ 5 : การพัฒนาระบบ (Construction)
ในขั้นตอนนี้โปรแกรมเมอร์จะเริ่มเขียนและทดสอบโปรแกรมว่า
ทำงานถูกต้องหรือไม่ ต้องมีการทดสอบกับข้อมูลจริงที่เลือกแล้ว
ถ้าทุกอย่างเรียบร้อย เราจะได้โปรแกรมที่พร้อมที่จะนำไปใช้งานจริงต่อไป
หลังจากนั้นต้องเตรียมคู่มือการใช้และการฝึกอบรมผู้ใช้งานจริงของระบบ
ระยะแรกในขั้นตอนนี้นักวิเคราะห์ระบบต้องเตรียมสถานที่สำหรับ
เครื่องคอมพิวเตอร์แล้วจะต้องตรวจสอบว่าคอมพิวเตอร์ทำงานเรียบร้อยดี
โปรแกรมเมอร์เขียนโปรแกรมตามข้อมูลที่ได้จากเอกสารข้อมูลเฉพาะของการออกแบบ
(Design Specification) ปกติแล้วนักวิเคราะห์ระบบไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องในการเขียนโปรแกรม
แต่ถ้าโปรแกรมเมอร์คิดว่าการเขียนอย่างอื่นดีกว่าจะต้องปรึกษานักวิเคราะห์ระบบเสียก่อน
เพื่อที่ว่านักวิเคราะห์จะบอกได้ว่าโปรแกรมที่จะแก้ไขนั้นมีผลกระทบกับระบบทั้งหมดหรือไม่
โปรแกรมเมอร์เขียนเสร็จแล้วต้องมีการทบทวนกับนักวิเคราะห์ระบบและผู้ใช้งาน
เพื่อค้นหาข้อผิดพลาด วิธีการนี้เรียกว่า " Structure Walkthrough
" การทดสอบโปรแกรมจะต้องทดสอบกับข้อมูลที่เลือกแล้วชุดหนึ่ง
ซึ่งอาจจะเลือกโดยผู้ใช้ การทดสอบเป็นหน้าที่ของโปรแกรมเมอร์
แต่นักวิเคราะห์ระบบต้องแน่ใจว่า โปรแกรมทั้งหมดจะต้องไม่มีข้อผิดพลาด
ขั้นตอนที่ 6 : การปรับเปลี่ยน (Construction)
ขั้นตอนนี้บริษัทนำระบบใหม่มาใช้แทนของเก่าภายใต้การดูแลของนักวิเคราะห์ระบบ
การป้อนข้อมูลต้องทำให้เรียบร้อย และในที่สุดบริษัทเริ่มต้นใช้งานระบบใหม่นี้ได้
การนำระบบเข้ามาควรจะทำอย่างค่อยเป็นค่อยไปทีละน้อย ที่ดีที่สุดคือ
ใช้ระบบใหม่ควบคู่ไปกับระบบเก่าไปสักระยะหนึ่ง
โดยใช้ข้อมูลชุดเดียวกันแล้วเปรียบเทียบผลลัพธ์ว่าตรงกันหรือไม่
ถ้าเรียบร้อยก็เอาระบบเก่าออกได้ แล้วใช้ระบบใหม่ต่อไป
ขั้นตอนที่ 7 : บำรุงรักษา (Maintenance)
การบำรุงรักษาได้แก่
การแก้ไขโปรแกรมหลังจากการใช้งานแล้ว สาเหตุที่ต้องแก้ไขโปรแกรมหลังจากใช้งานแล้ว
สาเหตุที่ต้องแก้ไขระบบส่วนใหญ่มี 2 ข้อ คือ 1. มีปัญหาในโปรแกรม ( Bug) และ 2. การดำเนินงานในองค์กรหรือธุรกิจเปลี่ยนไป จากสถิติของระบบที่พัฒนาแล้วทั้งหมดประมาณ
40% ของค่าใช้จ่ายในการแก้ไขโปรแกรม เนื่องจากมี " Bug"
ดังนั้นนักวิเคราะห์ระบบควรให้ความสำคัญกับการบำรุงรักษา
ซึ่งปกติจะคิดว่าไม่มีความสำคัญมากนัก
เมื่อธุรกิจขยายตัวมากขึ้น ความต้องการของระบบอาจจะเพิ่มมากขึ้น เช่น ต้องการรายงานเพิ่มขึ้น
ระบบที่ดีควรจะแก้ไขเพิ่มเติมสิ่งที่ต้องการได้
5.จริยธรรม (Ethics)หมายถึงอะไร
คำว่า "จริยธรรม" แยกออกเป็น จริย + ธรรม ซึ่งคำว่า จริย
หมายถึง ความประพฤติหรือกิริยาที่ควรประพฤติ ส่วนคำว่า ธรรม มีความหมายหลายประการ
เช่น คุณความดี, หลักคำสอนของศาสนา, หลักปฏิบัติ
เมื่อนำคำทั้งสองมารวมกันเป็น "จริยธรรม" จึงมีความหมายตามตัวอักษรว่า
"หลักแห่งความประพฤติ" หรือ "แนวทางของการประพฤติ"
จริยธรรม เป็นสิ่งที่ควรประพฤติ
มีที่มาจากบทบัญญัติหรือคำสั่งสอนของศาสนา หรือใครก็ได้ที่เป็นผู้มีจริยธรรม
และได้รับความเคารพนับถือมาแล้ว
6.เทคโนโลยีสารสนเทศสามารถจำแนกตามลักษณะการใช้งานได้เป็น
6 รูปแบบ ดังนี้ต่อไปนี้ คือ
1. เทคโนโลยีที่ใช้ในการเก็บข้อมูล
เช่น ดาวเทียมถ่ายภาพทางอากาศ, กล้องดิจิทัล, กล้องถ่ายวีดีทัศน์, เครื่องเอกซเรย์ ฯลฯ
2. เทคโนโลยีที่ใช้ในการบันทึกข้อมูล
จะเป็นสื่อบันทึกข้อมูลต่าง ๆ เช่น เทปแม่เหล็ก, จานแม่เหล็ก,
จานแสงหรือจานเลเซอร์, บัตรเอทีเอ็ม ฯลฯ
3. เทคโนโลยีที่ใช้ในการประมวลผลข้อมูล
ได้แก่ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ทั้งฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์
4. เทคโนโลยีที่ใช้ในการแสดงผลข้อมูล
เช่น เครื่องพิมพ์, จอภาพ, พลอตเตอร์
ฯลฯ
5. เทคโนโลยีที่ใช้ในการจัดทำสำเนาเอกสาร
เช่น เครื่องถ่ายเอกสาร, เครื่องถ่ายไมโครฟิล์ม
6. เทคโนโลยีสำหรับถ่ายทอดหรือสื่อสารข้อมูล
ได้แก่ ระบบโทรคมนาคมต่าง ๆ เช่น โทรทัศน์, วิทยุกระจายเสียง,
โทรเลข, เทเล็กซ์
และระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ทั้งระยะใกล้และไกล
7.อาชญากรรมทางคอมพิวเตอร์ คือ
อาชญากรรมทางคอมพิวเตอร์ คือ การกระทำใดๆ ที่ผิดกฏหมาย
ซึ่งเกี่ยวกับการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือ
อันทำให้ผูอื่นได้รับความเสียหายและผู้กระทำจะได้รับผลประโยชน์ตอบแทนหรือไม่ก็ตาม
วิธีการป้องกันการเข้าถึงข้อมูลและคอมพิวเตอร์
1) การใช้ username หรือ user ID และ รหัสผ่าน (password) ผู้ใช้ควรเปลี่ยนแปลงด้วยตนเองในภายหลัง
และควรหลีกเลี่ยงการกำหนดรหัสที่เป็นวันเกิด หรือรหัสอื่นๆ ที่ แฮกเกอร์สามารถเดาได้
2) การใช้วัตถุใด ๆ
เพื่อการเข้าสู่ระบบ ได้แก่ บัตร หรือกุญแจ ซึ่งรหัสผ่านไม่ควรใช้ปีเกิด
หรือจดลงในบัตร
3) การใช้อุปกรณ์ทางชีวภาพ (biometric
device) เป็นการใช้อุปกรณ์ที่ตรวจสอบลักษณะส่วนบุคคลเพื่อการอนุญาตใช้โปรแกรม
ระบบ หรือการเข้าใช้ห้องคอมพิวเตอร์
4) ระบบเรียกกลับ (callback
system) เป็นระบบที่ผู้ใช้ระบุชื่อและรหัสผ่านเพื่อขอเข้าใช้ระบบปลายทาง
หากข้อมูลถูกต้อง คอมพิวเตอร์ก็จะเรียกกลับให้เข้าใช้งานเอง
อย่างไรก็ตามการใช้งานลักษณะนี้จะมีประสิทธิภาพมากขึ้นถ้าผู้ขอใช้ระบบใช้เครื่องคอมพิวเตอร์จากตำแหน่งเดิม
คือ จากบ้าน หรือที่ทำงาน
(หมายเลขโทรศัพท์เดิม)ในขณะที่การใช้คอมพิวเตอร์แบบพกพาอาจต้องเปลี่ยนหมายเลขโทรศัพท์
ทำให้เกิดความเสี่ยงมากกว่า
ข้อควรระวังและแนวทางการป้องกันการใช้เครือข่ายคอมพิวเตอร์
1. ข้อควรระวังก่อนเข้าไปในโลกไซเบอร์
Haag ได้เสนอกฎไว้
2 ข้อคือ ถ้าคอมพิวเตอร์มีโอกาสถูกขโมย
ให้ป้องกันโดยการล็อกมัน และถ้าไฟล์มีโอกาสที่จะถูกทำลาย ให้ป้องกันด้วยการสำรอง (backup)
2. ข้อควรระวังในการเข้าไปยังโลกไซเบอร์
ถ้าท่านซื้อสินค้าและบริการผ่านอินเทอร์เน็ต ให้พิจารณาข้อพึงระวังต่อไปนี้
1) บัตรเครดิตและการแอบอ้าง
2) การป้องกันข้อมูลส่วนบุคคล
3) การป้องกันการติดตามการท่องเว็บไซต์
4) การหลีกเลี่ยงสแปมเมล์
5) การป้องกันระบบคอมพิวเตอร์และเครือข่าย
6) การป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์
ที่มา